会社経営のこと

【テレワークレポート】
チームで作る。チームを作る

2020.07.24

スタジオネオも全社員のテレワークを実施して、３ヶ月半になります。
WEB やグラフィックデザインの仕事は、テレワークしやすいという認識は多くあると思いますが、「チームで成果を上げる」という観点では、工夫が必要です。

スタジオネオでは、それぞれの職務を持つスタッフが、自宅にいながら連携をとり十分な成果をあげています。ここではその様子をご紹介したいと思います。

１、コロナ以前の様子

もともとスタジオネオは、子育てや不妊治療中など女性が働きやすい環境づくりに取り組んできました。
勤務年数の長い一部の社員には、自宅から社内ネットワークに接続しての在宅勤務も許可していました。
それでも通勤時間往復３時間、４時間といったスタッフが半数以上を占めている状態でした。

そして4月、コロナにより強要された私たちの働き方の大変革。
VPNネットワークなどすでに整えていたシステムを利用して、全スタッフの在宅勤務が始まりました。

２、テレワーク1日の流れ

スタジオネオの1日は、ZOOMによる定例ミーティングから始まります。
40分から長い時は１時間。8名が揃うのは、この時間のみです。
プライベートの雑談から始まり、前日の進捗報告、今日の行うべきタスクを確認しWEBディレクターから制作スタッフに指示、全体共有します。

その後、クライアントとの打合わせもプレゼンも、社内での個別の指導も、ZOOMを使って行われ、時には新人がいつでも質問しやすいように、新人とベテランデザイナーが、Skypeを長時間つなぎっぱなしで、たまに声をかけながら仕事をするといった工夫もありました。

３、こまめな会話はチャットツールで

通常の社内コミュニケーションは、チャットツールのslackを利用。
隣の人に声をかけるのと同じ感覚で、1日平均300通程度のやりとりがあります。
投げかけて即座に、長くても5分以内にはレスポンスがあるスピード感を標準としているため、お昼休憩に入る時も、ちょっと席を外す時も、戻った時も報告をしています。

チャットで話が長くなりそうだと判断したら、すぐに「ちょっとZOOMいい？」と声をかけて、ミーティング専用の会議室に入って続きを話します。

４、プロジェクトの進行管理

プロジェクト管理、タスク管理は、Trelloを使用。
個別のプロジェクト進行状況の把握、to Do管理から、社内全体でどんなプロジェクトがどのように動いているのかを把握するためにも、ボードを使い分けて管理しています。
プラグインのEleganttを入れれば、ガントチャート形式で表示することができます。

５、メール

社内でのコミュニケーションは、チャットを使っていますが、社外のお客様とのやりとりは、極力メールを使うようにしています。

チャット内での情報は、細かなものが多過ぎてどんどん流れていってしまうので、発言に責任を伴うお客様とのやりとりには向いていないと考えています。
時には長くなることもありますが、説明文書として文章をまとめ、添付ファイルの説明もしながら、受け取る側が理解しやすいように１つのメールで完結するように工夫をしています。

当社からお客様へどのように説明をしていたか、お客様からの要望や提示条件はどういったものだったのかなどの責任を明確にするためにも、重要なメールは数年間保存をしておきます。
このような文書管理に、メールは適していると感じています。

６、電話

お客様の業種によっては、電話が主なコミュニケーション手段というところも多くあります。
スタッフ個人の携帯電話を使用すると、通話料の問題だけでなく、プライベートとの切り分けができなくなってしまいます。そうかといって、会社の携帯と２台持ちさせるのも無駄。
そこで、プライベートの携帯に、会社専用の番号で受発信できるアプリ（モバイルチョイス）を利用しています。
その分の通話料は会社で負担し、業務外はオフにすることもできます。

誰もいない会社への代表電話も、そのスタッフの会社専用の番号に転送させています。