テレワークを継続して1年半。
スタッフ1日当たりの生産性があがり、会社業績も設立15年の中で過去最高益となる見込みです。
コロナが始まった昨年4月に入社した新卒スタッフも目覚しい成長を遂げ、育児中のスタッフは残業することなく、全員が大きな成果をあげています。
私たちの仕事はPCがあればできる業種ではありますが、一人で完結できる仕事はなく、8名のチームで制作をするには難しさもありました。
そのひとつが、今生まれた小さな仕事を誰に振ればいいか、という判断です。
同じ空間で仕事をしていれば、スタッフ同士の会話や電話の様子などから、このスタッフは仕事を多く抱えて大変そうだなとか、余裕がありそうだなとか、感覚的に把握することができます。
しかしテレワーク環境下においては、そこが霧がかかった感覚なのです。
スタジオネオではテレワークにおいても、毎朝1時間のZOOMミーティング、1日300通を超えるチャット、直接相談したければすぐにZOOMに呼び出して画面共有で打ち合わせ、などオンラインコミュニケーションはかなりうまくいっていました。
ただ突然発生した仕事を誰にお願いしようといった判断をすることができず、それに悩んでいる時間が無駄でもありました。
そこで先月から始めたのが、「Trello」を使ってスタッフ個人が抱えている仕事を見える化しました。
「Trello」はすでにテレワーク開始時から導入し、会社の中で動いている案件を1枚のカードとして
- 受注前案件
- 進行中(今日動いている)案件
- 進行中(今日は動かない)案件
- 完了案件
とグループリストを作り、進行状況に応じてカードを移動させながら、会社全体のタスクを可視化していました。
それを今回は「個人 to Doリスト」として新たなボードを作り、スタッフ個人をグループリストとしました。そこに今日のタスクのカードを配置することで、スタッフが
- 今日、いくつの仕事を抱えているか
- 今、何の仕事をしているか
- どの仕事が終わったか
をわかるようにしました。
今行っているものは、赤ラベル。
早めに終わらせる必要のあるものは、オレンジラベル。
終わったら<終了>と記載して、一番下に移動。
翌日になったら、終了したカードは削除。
というルールで、誰がみてもわかりやすい一覧です。
スタッフ本人としても、今日やるべき仕事をメモとして記録することができ、それをみんなに知ってもらうことが安心感にもつながります。
またスタジオネオでは従来から、File Makerで構築した業務管理システムを使い
- 出勤、退勤時間、休憩時間の管理(はもちろん)
- どのプロジェクトに、何時間費やしたか
を入力するようにしています。
さらにプロジェクトの売上情報とも紐付いているので、
受注金額(粗利) ÷ スタッフの総勤務時間
で、そのプロジェクトの時間単価が算出され、そのプロジェクトが黒字案件だったか、赤字案件だったかを把握できるようにしています。
スタッフが1日の終わりに出勤簿に入力する際にも、このカードをみて今日1日どのプロジェクトに関わったかを、忘れずにすぐに記載できるというメリットもあります。
ここまで実現できるようになると、さらにあったらいいなと思うのが、「Trello」と、自社の業務管理ソフト「File Maker」が融合したシステムです。
「今行っているプロジェクト」の1日の勤務時間を、システムが自動的に計上してくれたら、スタッフも出勤簿入力時の負担が軽減されるはずです。
システム拡張となると費用面でもハードルは上がりそうですが、業務を効率化していく道も探りながらさらに進化していきたいなと思います。